Compte-rendu de 16 01 2015

COMPTE RENDU DE LA REUNION DE BUREAU DU VENDREDI 16 JANVIER 2015

La réunion s’est tenue chez Catherine et Rafa.

Etaient présents : Bijou, Marc, Catherine, Rafa, Nouch, Thierry, Vava, Marie et Nath

Etaient excusés : Nadia, Mych, Patrick, Annie, Patrice

 

OBJET DE LA REUNION : PREPARATION/ORGANISATION DU BAL FOLK DE ST VINCENT LE 7 FEVRIER

1°) : Même configuration que l’an dernier concernant l’installation du bar et de la scène. Marc propose également de rapporter le vidéo projecteur.

2°) : Le repas des musiciens et bénévoles : il aura lieu aux alentours de 19h30

Trois groupes seront présents : Hop-Ar-Noz =7/8 personnes en comptant les accompagnants

Origami = 4/5 personnes

En Roue Libre (qui s’est proposé pour jouer gracieusement pendant l’intermède entre les deux groupes ; l’idée étant de jouer autour du bar et dans la salle pendant une petite demi-heure) = 7 personnes

Ce qui fait une vingtaine de personnes.

Nous avons ajouté les personnes bénévoles qui viendront donner un coup de main, environ 25. Ce qui nous fait une petite cinquantaine !

Au menu : Chili con carne, fromage, et buffet des desserts !

Pour le chili, Nathalie s’occupe de le cuisiner et pour le fromage, de les réserver. L’idée étant de pouvoir commencer à cuisiner le chili le vendredi soir sur place ou le matin. Marie s’occupe de vérifier à quelle heure nous pourrons avoir les clefs de la salle. Il faut aussi vérifier si l’on aura accès à des grosses gamelles.

Pour les desserts, il s’agira d’une partie des plats destinés à la vente.

Une liste de courses a été faite et couvre tout ce dont nous aurons besoin pour le bon déroulement du chtit bal !

Concernant les boissons : les mêmes prix que l’année dernière sauf la bière qui passe à 2,50 (c’est ce que j’ai noté mais j’ai un doute ; si quelqu’un peut le lever !)

Précision : Annie, peux-tu comme l’an dernier fournir le jus de pomme ?

Pour tous ceux qui feront des achats relatifs aux boissons de bar et au repas, penser à bien garder les factures.

 

REPARTITION DES ROLES

EN AMONT :

Catherine et Marie : les courses

Marie : Vérifie l’heure d’accès à la salle (vendredi/samedi matin ?) et l’utilisation du matériel (les gamelles)

Nathalie : les courses pour le chili et le fromage, apporte les tampons et l’encreur pour les entrées

Marc : Récupère le vidéo – projecteur (et les photos qui vont avec )

Envoie le fichier /affiche et flyers aux deux groupes pour la pub

Bijou : S’occupe des carnets à souche

Nadia : Le fond de caisse et une caissette pour l’entrée ou le bar

Signalétique pour les toilettes

Affiche des prix pour le bar

Nouch : apporte une caisse pour le bar ou l’entrée

Fred : s’occupe de la bière et du matériel ad-hoc

Annie : s’occupe du jus de pomme (si c’est possible)

Et donc chacun dans la mesure de son possible nous concocte un cake sucré et/ou salé qui servira au repas et pour la vente.

LE JOUR GIT :

Catherine et Marc aux entrées

Myche, Nouch, Nadia au bar

Bijou, Annie et Patrick à la vente des victuailles et à la réalimentation du bar.

Marie et Nath à l’accueil des groupes, à partir de 17h30/18h.

Il s’agit là de point de repère, mais chaque poste est susceptible de tourner, l’important étant que les postes clefs soient pourvus !

 

A tout bientôt, des bises,

Nathalie